Госдума приняла в окончательном чтении закон об электронных трудовых книжках. Скоро данные о стаже россиян начнут хранить в электронном виде, а работодатели — отправлять в информационную систему Пенсионного фонда сведения о трудовой деятельности граждан. Что изменится после перехода в цифру?
Трудовая книжка в России оформляется при первом поступлении на работу и хранится в отделе кадров организации-работодателя. На руки документ выдается только при увольнении или переходе на другое место работы.Как получить и зачем нужна?
С 1 января 2021 года работодатели по выбору работника смогут вести трудовые книжки в электронном виде. Первоначально планировалось, что с 1 января 2021 года бумажные трудовые книжки сохранятся только у тех работников, которые подадут письменное заявление об этом, а всех остальных переведут на электронные трудовые книжки автоматически.
Однако в итоге парламентарии скорректировали закон — до конца следующего года каждый работник должен будет подать работодателю заявление, в котором укажет, должен ли отдел кадров и дальше вести его бумажную трудовую книжку или хранить информацию о его трудовой деятельности можно только в электронном виде.
Заявление необходимо будет подать до 31 декабря 2020 года. Если работник его не напишет, то трудовая книжка останется в бумажном виде. При этом впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года лицам бумажные трудовые книжки оформляться уже не будут — в этом случае документы будут исключительно цифровыми.
Каждый работодатель по закону обязан уведомить работников о добровольном переходе на ведение электронной трудовой книжки до 30 июня 2020 года.Администрировать систему будет Пенсионный фонд России. Фактически, на первом этапе будут работать сразу две системы — привычная бумажная и новая цифровая. По подсчетам экспертов, изменения затронут около 60 миллионов работников в России, а также более 8 миллионов хозяйствующих субъектов, включая предпринимателей.
Чтобы Пенсионный фонд регулярно получал новые сведения о стаже работников, вводится новый вид отчетности по форме СЗВ-ТД. Заполнять ее нужно в электронном виде на всех официально трудоустроенных работников, на бумаге сдавать такой отчет смогут только те компании, у которых 25 или менее застрахованных сотрудников.
Зачем вводят цифровые книжки?
Государство прислушалась к бизнесу, который давно жаловался на большие расходы из-за ведения бумажных книжек. Крупные компании, которые заинтересованы в снижении затрат, смогут собрать заявления собственных работников и оперативно перевести их на цифровые документы. Выгода будет очевидна для предприятий с большим числом сотрудников.
Цифровые книжки также сведут к минимуму риск потери работниками сведений о своем трудовом стаже, освободят их от обязанности самим заниматься восстановлением данных о том, где и сколько они работали — сейчас для этого нередко приходится идти в суд, тогда как в новой системе все данные будут резервироваться на серверах Пенсионного фонда.
В цифровых книжках будут вносить все изменения в трудовых отношениях владельца — прием на работу, перевод, увольнение, обучение по время работы. Также в электронный документ начнут вносить работу по совместительству. Раньше такую информацию вносили в трудовые книжки только по просьбе работника.
По закону в Трудовом кодексе вместо понятия «трудовая книжка» появится новое — «сведения о трудовой деятельности».Работник по новому закону при выборе электронной трудовой книжки сможет брать распечатки сведений о трудовой деятельности у работодателя по последнему месту работы, в отделениях Пенсионного фонда или в Многофункциональных центрах, а также на Едином портале государственных и муниципальных услуг — в форме электронного документа.
В отличие от бумажных книжек, сведения о наградах в электронных документах отражаться не будут, однако никакого риска утери данной информации нет — для учета ведомственных и государственных наград будет использоваться отдельная база данных, которая также станет доступна для работодателей и гражданина.
